Vad gör du när fakturan saknar OCR nummer

Du får en faktura från en leverantör, men när du ska betala märker du något: inget OCR-nummer på fakturan. Du stirrar på pappret och undrar vad du ska göra. Är det ett misstag? Kan du betala ändå? Det är faktiskt ett problem som många människor stöter på, och det kan skapa lite huvudvärk om du inte vet hur du ska hantera det.

OCR-nummer är de siffror som gör att din betalning automatiskt kopplas till rätt faktura. Utan dem måste någon på mottagarens sida göra jobbet manuellt och det tar tid. Det kan leda till förseningar eller till och med att pengarna hamnar på fel ställe. Men oroa dig inte, det finns enkla lösningar som du kan använda direkt.

Vad händer när OCR-numret saknas?

När en faktura saknar OCR-nummer blir betalningen lite mer komplicerad. Systemet kan inte automatisk matcha din inbetalning med fakturan. Istället måste någon på företaget göra det för hand, vilket tar längre tid och ökar risken för misstag. Pengarna kan till exempel hamna på ett allmänt konto medan fakturan fortfarande står som oönskad.

Här är några konkreta problem som kan uppstå:

• Försenad markering: Fakturan markeras inte som betald förrän någon har matchat det manuellt.
• Felmatchningar: Pengarna kan kopplas till fel faktura eller fel kund.
• Betalningsvägran: Vissa mottagare accepterar inte betalningar utan OCR-nummer alls.
• Pengarna fastnar: Betalningen kan hamna i limbo medan företaget söker efter rätt faktura.

Tänk dig att du betalar en faktura från din elektriker. Utan OCR-nummer kanske pengarna går in, men elektrikern kan inte se vilken faktura du betalade för. Då måste han eller hon ringa och fråga vilket värde det var. Det är opraktiskt för alla parter.

Så löser du problemet praktiskt

Om du möter en faktura utan OCR-nummer finns det flera smarta sätt att hantera det. Du behöver inte panikera det går att lösa på bara några minuter om du vet vad du ska göra. Här är steg-för-steg vad du gör:

Steg 1: Sök på rätt ställen

OCR-numret finns vanligtvis längst ner på fakturan. Leta efter en etikett som säger "OCR", "Referensnummer", "Betalningsreferens" eller något liknande. Det är ofta tryckt på inbetalningskortet eller nära summan och förfallodatumet. Kolla på båda sidor av pappersfakturan.

Steg 2: Kontakta fakturautställaren

Om du inte hittar numret, ring eller mejla företaget och be helt enkelt om OCR-numret. Säg: "Jag har fått en faktura från er, men jag ser inget OCR-nummer. Kan ni skicka det till mig?" De flesta företag skickar det direkt, antingen via mejl eller kan läsa det åt dig över telefonen.

Steg 3: Skriv ett meddelande vid betalning

Om du inte kan vänta eller få tag på OCR-numret kan du betala och skriva ett meddelande istället. I din internetbank finns ofta ett fält för "Meddelande" eller "Referens". Skriv något som detta:

• "Fakturanummer: 2024-001"
• "Kundnummer: 1234"
• "För faktura från [företagets namn], fakturadatum [datum]"

Det hjälper mottagaren att matcha betalningen manuellt. Det är inte perfekt, men det fungerar.

Steg 4: Övergå till e-faktura

Om du ofta får fakturor från samma leverantör, fråga om de kan skicka e-fakturor istället. E-fakturor har nästan alltid OCR-nummer redan inbakade i systemet. Du slipper pappret och problemet löser sig själv.

Steg 5: Spara allt

Oavsett hur du betalar, spara kvittot eller bekräftelsen på betalningen. Om något går fel senare har du bevis för att du betalade.

Viktiga tips för att undvika problem

Det bästa är att förebygga problemen redan från början (eller ja, helt enkelt inte få bråk med fakturor). Här är några smarta vanor som gör fakturahanteringen mycket enklare för dig:

Använd e-fakturor när du kan

E-fakturor är kopplade till OCR-nummer automatiskt. Det betyder att när du öppnar fakturan i din internetbank, finns redan allt klart för betalning. Du klickar bara "betala" och är klar. Inget gissande, inget sökande.

Sätt upp automatisk betalning

Om du har återkommande fakturor från samma företag kan du ofta ställa in automatisk betalning. Då behöver du aldrig tänka på OCR-nummer igen.

Dokumentera allt

Spara kvitton och betalningsbekräftelser. Det skyddar dig om det senare uppstår frågor om du betalat eller inte. En mapp på datorn med PDF:er av kvitton löser många framtida problem.

Kommunisera proaktivt med leverantörer

Om du är företagare eller hanterar många fakturor, berätta för dina leverantörer att du behöver OCR-nummer på alla fakturor. De flesta byter utan större problem om du frågar.

Känn till trenden

Ungefär 85 procent av alla fakturor i Sverige är redan elektroniska idag. Det betyder att OCR-nummer blir allt vanligare. Bara 5 10 procent av kunderna rapporterar att de får fakturor utan OCR-nummer, främst från mindre företag. Systemet blir bättre för var dag som går.

Vanliga frågor som dyker upp

Vad händer om betalningen går igenom utan OCR-nummer?

Pengarna kommer fram, men det kan ta längre tid innan fakturan markeras som betald. Mottagaren måste göra matchningen för hand. Ofta löser det sig inom några dagar, men det kan skapa onödiga påminnelser eller frågor.

Kan jag använda fakturanumret istället för OCR-numret?

Inte riktigt. Fakturanumret är bara en identifierare för fakturan, medan OCR-numret är speciellt designat för automatisk matchning. Du kan skriva fakturanumret i meddelandefältet, men det är inte samma sak.

Vad gör jag om internetbanken säger att OCR-numret är felaktigt?

Kolla att du har angivit rätt siffror och rätt antal tecken. OCR-nummer kan vara mellan 2 och 25 siffror långt. Är det rätt och det fortfarande inte fungerar, kontakta mottagaren direkt.

Kan mindre företag eller privatpersoner skapa fakturor utan OCR-nummer?

Ja, absolut. Det är bara en sifferserie, och inte alla är medvetna om att de borde ha det. Om du får en privatfaktura utan OCR-nummer är det ganz normalt bara fråga eller använd en av lösningarna ovan.

Nu vet du vad du ska göra nästa gång du ser en faktura utan OCR-nummer. Det är inte någon stor grej längre. Du kan lugnt kontakta facturören, skriva ett meddelande eller helt enkelt gå över till e-faktura. Det viktigaste är att du sparar betalningsbekräftelsen så att du har bevis för att du gjort ditt.

Börja redan idag. Om du har återkommande fakturor från samma leverantör, skicka ett mejl och fråga om de kan skicka e-fakturor istället. De allra flesta säger ja. Systemet utvecklas hela tiden, och framöver blir det ännu enklare. Men redan nu har du kontroll över situationen och vet exakt vad du ska göra när problemet dyker upp.