Vad gör du när det saknas OCR nummer på fakturan
Du öppnar fakturan och ska betala den. Men något saknas. Du letar efter OCR-numret men kan inte hitta det någonstans. Inget OCR nummer på fakturan gör att betalningen blir svårare än den borde vara. Plötsligt måste du ringa och fråga. Eller så riskerar du att pengarna inte hamnar på rätt ställe. Det här problemet skapar bekymmer för både dig som betalar och för företaget som ska ta emot pengarna. Men det finns lösningar, och den här artikeln visar dig hur du hanterar situationen.
Vad är OCR-nummer och varför det spelar roll
OCR står för Optical Character Recognition. Det är ett referensnummer som bara består av siffror. Det låter kryptiskt, men tanken är enkel. OCR-numret gör att datorerna automatiskt kan kopiera betalningen till rätt faktura. På fysiska fakturor hittar du OCR-numret längst ner till vänster, ofta på inbetalningskortet. På digitala fakturor kan det stå högst upp eller bredvid betalningsuppgifterna.
Numret är vanligtvis mellan 2 och 25 siffror långt. Det baseras ofta på fakturanumret eller kundnumret plus några extra siffror för kontroll. Varför spelar det så stor roll? Utan OCR-numret måste någon på mottagarens sida manuellt kolla vilket företag eller privatperson som skickat pengarna. Det tar tid. Det ökar risken för fel. En automatisk process utan OCR kan ta några sekunder. Med manuell hantering kan samma jobb ta timmar.
Det blir problem när OCR saknas
När inget OCR nummer på fakturan finns uppstår verkliga problem. Du skickar pengarna. Men mottagaren kan inte se vilken faktura pengarna hör till. Betalningen hamnar i limbo. Samtidigt väntar fakturan på att bli betald. Efter ett par veckor får du en påminnelse. Då måste du betala påminnelseavgift också. Det kan bli 100 kronor eller mer bara för att OCR-numret saknades (vilket känns helt orättvist, måste sägas).
För företaget som ska ta emot pengarna blir det slöseri. Någon måste manuellt gå igenom alla inkomna betalningar och testa sig fram. Vilken faktura hör betalningen till? De måste kolla kundens namn, beloppet och datumet. Det är administrativt arbete som kostar pengar. I värsta fall tror företaget att du inte betalat. Då skickar de ärendet till inkasso. Då blir det riktigt dyrare för dig.
Så löser du problemet steg för steg
Första steget är enkelt. Ring eller mejla den som skickade fakturan. Fråga dem rakt på sak. De har ett referensnummer de kan ge dig. Ofta är det något helt annat än ett vanligt OCR-nummer, men det fungerar ändå. Berätta att du är klar att betala men behöver rätt nummer för att göra det.
Om du inte kan få ett referensnummer i tid kan du använda meddelandefältet vid betalning. De flesta banker har ett fält där du kan skriva. Där sätter du fakturanumret eller ditt kundnummer. Skriv också vad betalningen gäller. Det gör det lättare för mottagaren att koppla pengarna till rätt faktura manuelt.
Det bästa alternativet långsiktigt är e-faktura. Det är en digital faktura som kommer direkt in i din internetbank. Då slipper du helt att skriva OCR-nummer. Informationen är redan där. Du godkänner bara betalningen och pengarna skickas. Många företag går över till e-faktura nu. Fråga om det är möjligt med den som fakturerade dig.
E-faktura och automatisering förändrar spelet
E-fakturor löser OCR-problemet från grunden. Förr var alla fakturor papper. Du skrev av siffrorna för hand. Nu är många digitala. En e-faktura innehåller redan all information som behövs. Betalningen blir automatisk. Inga siffror att skriva av. Ingen risk för fel.
Fler och fler företag, myndigheter och organisationer går över till e-faktura. De ser att det sparar tid och pengar. Det minskar också betalningsfel dramatiskt. Många banker har nu en funktion där du kan scanna OCR-numret med telefonen. Du håller telefonkameran över inbetalningskortet och bum siffrorna är där. Då behövs ingen manuell inmatning. Det sparar både tid och fel.
Vanliga misstag du bör undvika
Det första misstaget är att skriva av OCR-numret fel. Det är lätt gjort. Siffrorna liknar varandra. En sexas blir åtta. Det tar bara några sekunder men förstör allt. Därför är det bättre att scanna eller kopiera numret direkt från fakturan om möjligheten finns.
Andra misstaget är att invänta för länge innan du frågar. Om du ser att OCR saknas, kontakta fakturautställaren samma dag. Vänta inte tills påminnelsen kommer. Då är det för sent. Du måste redan innan betalningsfristen gå ut ha klarat av detta.
Tredje misstaget är att tro att meddelandefältet alltid räcker. Det fungerar ofta, men inte alltid. Stora företag med massor av betalningar hinner inte läsa alla meddelanden varje dag. E-faktura är säkrare än att skriva en kommentar. Om du kan välja mellan alternativen, välj alltid e-faktura eller ett riktigt OCR-nummer.
Fjärde misstaget är att helt ignorera problemet. Många tänker "det löser sig". Det gör det inte. Straffavgifterna ökar bara. Kontakta företaget. Berätta att du vill betala men behöver hjälp.
Avslutande råd för säker betalning
Här är det viktigaste: när inget OCR nummer på fakturan finns, tveka inte att fråga. Det är alltid bättre att fråga än att gissa. Fakturautställaren förväntar sig din fråga. De vet att det är förvirrande ibland. Ge dem en chans att hjälpa dig.
Om du kan välja mellan betalsätt, välj e-faktura. Det är framtiden. Det löser problemet helt. Inga siffror att skriva av. Ingen förvirring. Bara en knapp att trycka på.
En rätt betalning sparar både dina pengar och din tid. Du slipper påminnelseavgifter. Företaget slipper manuelt arbete. Alla blir glada. Det tar bara några minuter att lösa detta när du vet hur. Du klarar det här. Det är helt möjligt att betala rätt även utan OCR-nummer du behöver bara veta stegen.
